För fastighetsägare och förvaltare

Felanmälningar, sorterade.

Lillemor läser varje felanmälan och säger hur bråttom det är, vem som ska åtgärda det och vem som pratar med hyresgästen. Det akuta hamnar överst och rätt hantverkare kan skickas från början.

Boka en genomgång Så fungerar det

Inget systembyte
Avidentifierat före analys
17 svar per ärende

Inkommande

08:12Det droppar från taket i badrummet, verkar komma från lägenheten ovanför.
08:40Min tagg funkar inte till garaget sedan i går.
09:05PÅMINNELSE. Har fortfarande inte fått svar om fönstret som inte går att stänga!
09:31Ugnen blir inte varm. Kan någon komma på torsdag?

Lillemor sorterar

Sorterat av Lillemor

Akut nuVattenläcka från lägenheten ovanför
VVSFörvaltareFörsäkring?
Inom 24 hFönster går inte att stänga
ByggKundservicePåminnelse
Inom 24 hUgnen blir inte varm
VitvarorKundserviceBoka tid: tors
Denna veckaGaragetagg fungerar inte
Lås & passerUthyrning

Exempel. Varje ärende får brådska, yrkesgrupp, vem som pratar med hyresgästen och det som behöver följas upp.

Skillnaden

Mindre läsande. Färre onödiga utryckningar.

I dag

Med Lillemor

Någon läser alla ärenden för att hitta de akuta.

Akuta ärenden ligger överst i listan.

Kategorin gissas och fel hantverkare åker ut.

Rätt yrkesgrupp, med förslag på entreprenör från er historik.

Saknade uppgifter upptäcks först på plats.

Det som saknas syns innan någon åker ut.

Påminnelser och återbesök upptäcks av en slump.

Påminnelser och återkommande fel markeras.

Debiterbara skador och försäkringsärenden missas.

Möjliga debiteringar, försäkrings- och garantiärenden flaggas.

Vad Lillemor gör

Ett ärende in. 17 svar ut.

Samma frågor som en erfaren handläggare ställer sig, för varje ärende, varje gång.

Fyra nivåer av brådska

Akut nuÖverst i listan
Pågående vattenläcka, brand- eller elfara, ingen värme vintertid, någon instängd.
Inom 24 h
En viktig funktion är trasig: inget varmvatten, trasig spis, lås eller hiss ur funktion.
Denna vecka
Besvärligt, men hyresgästen klarar sig några dagar.
Planeras
Kosmetiskt eller mindre. Vardagen påverkas inte.

Ni ser när en människa behövsSäkerhetsgrad per svar

Osäker0–50 %

Ganska säker50–80 %

Säker80–100 %

En människa tittarKontrolleraAgera

Och allt annat som avgör nästa steg

Prioritering

BrådskaPågående skadaHur många som påverkas

Rätt utförare

14 yrkesgrupperFöreslagen entreprenörKan hyresgästen fixa det?

Kommunikation

Vem pratar med hyresgästenBehövs tillträdeBoka tidNämner datumFrustration

Underlag

Kan vi agera nuVad saknasPåminnelseÅterkommande fel

Ekonomi

Debiteras hyresgästenFörsäkringsärendeGarantiärende

17 svar, alla med säkerhetsgrad

När Lillemor är osäker säger hon det, och ärendet går till en människa.

Verktyg

Sortering är början. Sedan börjar pengarna.

Ärendelistan svarar på vad som är bråttom. Fyra verktyg ovanpå den svarar på det en ägare egentligen undrar: vem betalar, vilka jobb håller, var läcker det och vad hände i lägenheten innan flytten.

Ekonomi

Debiteringsbesluten som redan står i texten

Era handläggare skriver redan ”ska debiteras” och ”ingen debitering”. Men beslutet göms mitt i en ärendetråd. Lillemor plockar fram det, visar meningen det kom ifrån och jämför hur ni brukar göra.

Varje beslut visas med den exakta meningen och var i ärendet den står
Per kategori: hur ofta ni debiterar, och hur ofta ni låter bli
Samma sorts skada behandlad olika? Det syns, så ni kan enas om en linje
Ladda ner beslutslistan som CSV och skicka den vidare till ekonomi

Bara tydliga beslut räknas. Frågor, ”om”, ”eventuellt” och motsägelser får stå som oklara. Lillemor gissar inte vem som ska betala.

Ur ärendetextenSå ser det ut

”Brickorna ska debiteras.”Debitera

”Ingen debitering.”Ingen debitering

”Skall HG vidarefaktureras?”Oklart

debiteras

ingen debitering

982

utan tydligt beslut

Beslutslistan kan laddas ner som CSV

Kvalitet

Vilka jobb håller, och vilka kommer tillbaka?

När samma lägenhet och yrkesgrupp dyker upp igen inom 30 dagar är det ofta samma fel som inte blev löst. Lillemor räknar fram det, per entreprenör, så att ni har siffror med er till nästa avtalsmöte.

Återkommande fel markeras direkt i ärendelistan
Öppnar ni ett ärende ser ni allt som hänt i lägenheten tidigare
Återbesöksandel per entreprenör, räknad på det första besöket
Små entreprenörer med få jobb rangordnas inte. Tre ärenden är ingen statistik

Samma yrkesgrupp är inte alltid samma fel. Det är en lista att kontrollera, inte en dom över någon.

Återbesök inom 30 dagarEntreprenörer anonymiserade

Entreprenör A9 av 24 jobb
38 %
Entreprenör B4 av 15 jobb
27 %
Entreprenör C17 av 93 jobb
18 %
Entreprenör D54 av 334 jobb
16 %
Entreprenör E4 av 27 jobb
15 %

Visar entreprenörer med minst 10 jobb. 12 till har för få jobb för att rangordnas.

Skador

Fukt skriker sällan. Den upprepar sig.

En fuktfläck i ett ärende är ett ärende. Fyra i samma lägenhet är ett mönster. Vattenvakten läser svenskan i varje felanmälan och pekar ut de lägenheter där signalerna börjar upprepa sig.

74 ärenden med starka vatten- och fuktsignaler hittades i det här beståndet
9 objekt hade signaler i två eller fler olika ärenden
Droppande kranar och gamla skador sorteras bort så att larmet inte tjuter i onödan
Egen vy i ärendelistan, och i detaljvyn syns vilka ord som utlöste flaggan

En nyckelordsscreening, inte en läckagedetektor. Den säger var det är värt att titta, aldrig att något är fel. Vissa fall missas, och därför gör en människa den sista bedömningen.

VattenvaktIllustration

Rinner vatten på golvet under diskbänkenStark signal

Titta på

Fuktfläckar och mögel i taket i badrummetStark signal

Titta på

Kranen droppar lite i köketSvag signal: vanligt slitage

Larmar inte

Vattenskadad skåpslucka sedan inflyttGammal skada, inget pågående

Nedgraderad

Samma lägenhet, fem månader: fyra av dem med en vattensignal.

Flytt

Flyttbesiktningen med facit

Ett papper per lägenhet. Alla ärenden i exporten som rört den, nyast överst, redo att skriva ut. Besiktaren går in med historiken i handen i stället för att gissa vad som var där från början.

134 objekt, 134 färdiga sidor. Inget exportjobb att göra
Datum, ärendenummer, rubrik, kategori, entreprenör och status på varje rad
Skrivs ut på A4 med upprepad tabellrubrik, och rader som aldrig delas mitt itu
Direktlänk från ärendet och från hotspot-listan till lägenhetens sida

Hyreskontrakten finns inte i en ärendeexport, så Lillemor ritar ingen gräns för när en hyresgäst flyttade in. Besiktaren lägger på inflytt- och utflyttsdatum själv. Det här är en historik, inte ett utlåtande.

Ärendehistorik per lägenhetExempel, inte riktig data

Lägenhet 0009

Alla ärenden, nyast först

Skriv ut

Datum	Rubrik	Kategori	Status
12 mar	Ytterdörren går inte att låsa	Lås	Avslutad
28 feb	Blandaren i köket läcker	VVS	Avslutad
03 jan	Ingen värme i sovrummet	Värme	Avslutad
19 nov	Trasig tätningslist i fönster	Snickeri	Avslutad

Möjlig hyresgästskuld markeras när AI-analysen har körts

Ur verkligheten

Vad 17 månaders felanmälningar visar

Samtliga felanmälningar för ett bostadsbestånd med 134 objekt, november 2024 – april 2026. Hämtat ur ärendesystemet och anonymiserat.

felanmälningar: 999
i snitt per månad: 60
kategorier: 34
utförare: 40

4 av 100märktes akut

För att hitta dem måste alla läsas. Lillemor läser alla 999 och lägger de akuta överst.

32 %av ärendena kom från 10 % av objekten

13 av 134 objekt10 %

deras andel av ärendena32 %

13 av 134 objekt. Lillemor visar var problemen samlas.

13 %var återbesök inom 30 dagar

107 ärenden gällde samma objekt och yrkesgrupp som ett annat ärende de 30 dagarna innan. Varje sådant kan betyda att samma fel betalas två gånger.

10 %behövde ingen hantverkare

Avtal, fakturor och frågor. De ska till uthyrning eller kundservice, inte ut på fältet.

Felanmälningar per månadHåll muspekaren över en stapel

100

nov. 24apr. 26

Vilken yrkesgrupp behövdes?

Bygg & snickeri22 %
Lås & passersystem18 %
Vitvaror13 %
VVS12 %
Avtal & administration10 %
El8 %
Övriga 817 %

Så fungerar det

Från export till sorterad ärendelista

Hyresgästerna anmäler fel som vanligt. Ni behåller ert system.

Steg 1
Exportera
Felanmälningarna exporteras från ert fastighetssystem. Inget systembyte.
Steg 2Lokalt
Avidentifiera
Namn, nummer, lägenheter och portkoder byts mot koder, lokalt.
Steg 3
Sortera
Lillemor svarar på 17 frågor per ärende, med säkerhetsgrad.
Steg 4
Agera
Sorterad ärendelista, hotspots och återkommande fel.

Utvärdera på era egna ärenden

Lillemor får aldrig se hur era handläggare prioriterade och kategoriserade. Därför kan vi visa exakt var hon håller med er, och var hon inte gör det.

Dataskydd

Personuppgifter når aldrig AI:n

Felanmälningar är fulla av namn, telefonnummer och portkoder. De byts ut innan något analyseras.

Lokalt

Ring Anna på 070-123 45 67, lgh 1102

Nyckeln till koderna laddas aldrig upp

Bara koder passerar

AI-analys

Ring [PERSON_0012] på [PHONE_0003], lgh [UNIT_0044]

Spärr: stoppas vid träff på kända namn eller nummer

Inloggning krävs

Er ärendelista

Statisk webbplats
Endast koder, inga hyresgästnamn
Ingen databas på nätet

Vanliga frågor

Bra att veta

Måste vi byta ärendesystem?

Nej. Lillemor utgår från en export av era felanmälningar. Ni fortsätter arbeta i det system ni har.

Ersätter Lillemor kundservice?

Nej. Lillemor sorterar och föreslår, människor bestämmer. Ärenden där hon är osäker flaggas för granskning.

Klarar Lillemor svenska felanmälningar?

Ja. Lillemor är byggd på riktiga svenska felanmälningar, även långa trådar där den senaste kommentaren ligger överst.

Är det AI som hittar debiteringar och vattenskador?

Nej, de verktygen läser texten med tydliga regler, utan AI. De visar bara det som faktiskt står där, och säger hellre ”oklart” än gissar. Ärendeanalysen med brådska och utförare är det som använder AI.

Kan frågorna anpassas?

Ja. Frågor, yrkesgrupper och vem som ansvarar för kommunikationen anpassas efter hur ni arbetar.

Se Lillemor på era egna ärenden

Vi visar Lillemor på riktiga felanmälningar. Vill ni gå vidare kör vi henne på er historik och visar var hon håller med era handläggare.

Boka en genomgång